こうやれば本と書類は上手に整理できる

議員控室の自分の机に所せましと積み上がった書類の山脈、同じように党の地区委員会事務所の机の上も。そしてわが家にも散乱する書類と本。本も書類も捨てられず、かといって必要な時に探すことができない。本と書類をきれいに整理できればどんなにストレスが少なくなることかと思っていました。



ある時、たしか前川一夫さんが道議補選に出た年だから２００６年だったと思いますが、その日の選挙活動も一段落したころ、道委員会から応援にきていたH氏が、キーボードも打たずにただパソコンの画面を見ていたのです。「何してるの？」と聞くと、「本を読んでいる」と。画面をみると、たしかに『前衛』という雑誌の紙面が映っています。

H氏が教えてくれたのは「ScanSnap」というすぐれもののスキャナーでした。一気に何十枚もスキャンできるとのこと。①まず本の端っこをカッターで切ってバラバラにして、②スキャナーにかけ、③パソコン上でPDFファイルに名前をつけておしまい。短時間で一冊の本がPDF文書になってしまいます。

さっそく、ScanSnapを買い込んで、せっせ、せっせと本をカッターで切ってはPDF文書に。しばらくするとわが家の本はほんの一部を残してきれいになくなりました。さまざまな全集もなくなり、本棚は粗大ゴミに。

PDF文書は文字認識をしておくと検索ができるようになるのでさらに便利になります。例えば大河ドラマ『花燃ゆ』には、吉田松陰が登場しますが、「たしか前の宮本顕治議長が吉田松陰について何かいっていたな」とか思い出して、検索でたしかめるとすぐにわかります。そしてその内容をブログにしたり。
→「花燃ゆ」と吉田松陰

５年くらい前になると、iPadというすぐれものが出回るようになりました。これも例のH氏が「佳大さん、今度、ぼくがこんなのがあったらいいなというのが出るんですよ」と事前に教えてくれていたので、発売ととともに買い求めました。

iPadがあると、パソコンを起動しなくても本を読めるようになります。私は「i文庫」というアプリで本を読むのですが、うれしいことにi文庫には、蛍光ペンで線を引くような機能があり、その部分をEvernoteに送ると本の抜粋ノートができます。これは重宝です。

iPhoneでもi文庫は利用できますが、私は老眼なのでiPadの方が使いやすいです。

スキャナーをかける点では普通の書類も同じです。作成された書類のPDFファイルに「20XX年YY月ZZ日WW会議レジュメ」とか名前を付けるようにします。すると日付順にファイルが並ぶのでファイルを探すのが便利です。手書きのメモもすぐスキャナーにかけて、もとの紙の書類はシュレッダーにかけます。これをやるようになってから、私はノートを持たずに、A4のコピー用紙でメモを取るようになりました。ということで机の上もすっかりきれいになりました。

最近では、保存しておきたい新聞記事は、「切りついてスキャン」よりも、写真でパチリの方が速いのでもっぱらそれをやってます。CamScannerを使えば、きれいに長方形に整形してくれるので便利です。

と、くだらないこと書いてしまいましたが、書類整理の苦手な人はためしてみるといいですよ。私のお勧めです。